L'intégration des systèmes ERP et WMS

Le moment est arrivé. Après avoir effectué une sélection des fournisseurs de WMS, étudié les différentes solutions et calculé le ROI de chacune d'entre elles, vous avez trouvé le meilleur WMS, c'est-à-dire celui qui s'adapte parfaitement aux processus logistiques de votre entrepôt. Cependant, il reste un élément à vérifier : l'intégration du système ERP et du WMS.

Les systèmes de gestion des entrepôts ne fonctionnent pas de manière isolée des autres outils de gestion d’entreprise, ils coexistent dans le même écosystème. Pour ce faire, il est nécessaire d'établir une connexion entre l'ERP (Enterprise Resource Planning) et le WMS, un processus qui peut soulever des interrogations techniques. Le but de notre article est bien entendu d’y répondre.

L’échange d'informations entre un WMS et ERP

Avant d'entrer dans le vif du sujet, il convient de replacer la question dans son contexte. Lorsque nous parlons d’interfacer les systèmes ERP et WMS , nous partons du principe qu'il s'agit de logiciels différents : ils travaillent en synergie, mais n'utilisent pas la même plateforme et ne sont pas conçus pour remplir la même fonction. Le WMS n'est donc pas un simple module ERP, mais un logiciel développé ad hoc pour la gestion des opérations de stockage avec des fonctionnalités beaucoup plus avancées.

Les systèmes ERP et WMS partagent sans cesse des informations et, selon le type de données et de protocole, le rôle de chaque système change (le modèle maître-esclave bien connu et utilisé en informatique). Un échange de données est donc établi dans les deux directions :

• Le système ERP crée et gère les bases de données maîtres : il enregistre les nouveaux produits, ajoute les fournisseurs et transfère les commandes d'achat à l'entrepôt, en plus de générer les factures. Pour ce type de tâches, l'ERP commande.
• Mais il existe également un transfert d'informations du WMS à l’ERP lorsque, par exemple, l'entrepôt reçoit des marchandises ou lorsque des commandes sont expédiées. Dans ces cas, c'est le WMS qui informe l’ERP et met à jour les données de stocks. Il joue de cette manière un rôle de maître.

Il est très important de contrôler cet échange de données afin que ne se produise aucune erreur et qu'aucune information n'apparaisse deux fois. L'assignation de différents statuts (planifié, en cours, préparé, chargé, expédié...) permet d'y veiller. Ces « étiquettes » indiquent aux systèmes les actions pouvant être réalisées ou non, selon les règles préalablement définies. Par exemple, le WMS ne peut pas importer de commandes non « facturées » par l’ERP.

D’un autre côté, le niveau de détail des informations utilisées par chaque système varie lui-aussi. Pour les utilisateurs d'ERP, il est probablement suffisant de savoir chaque jour quels sont les produits disponibles et dans quelle quantité. La base de données du WMS doit quant à elle stocker des informations beaucoup plus concrètes comme l'emplacement de chaque SKU (Unité de Vente Consommateur ou UVC en français), le type de conteneur dans lequel il se trouve (palette, boîte, unités) ou les délais d'expédition prévus.

Quelles informations doivent être collectées pour l'intégration du WMS ?

Dans les situations les plus courantes, l’entreprise dispose déjà de procédures standardisées qui se sont normalisées dans l'ERP et c'est alors au WMS de s'adapter à cette façon de travailler. Toutefois, pour une installation réussie du WMS, il est indispensable de partager au fournisseur du logiciel :

• La base de données des articles et leurs profils logistiques : la base d’articles reprend la liste complète des produits enregistrés et l'historique de tous les SKU qui ont été traitées dans l'entreprise à un moment donné. Les profils logistiques attribués à chacun indiquent les paramètres clés pour la gestion de ces marchandises, notamment la taille, la couleur, la date de péremption, les lots de fabrication (essentiels en logistique pharmaceutique), le niveau de risque, etc.
• Les informations relatives aux commandes : l'ERP transfert les commandes des clients au WMS, le système de gestion d'entrepôt doit disposer des informations liées à chacune. Par exemple, les deux systèmes travaillent avec les mêmes champs de commande (nom, adresse...) et utilisent des codes uniques pour les identifier. De cette manière, si une erreur s'est glissée et que le client doit modifier sa commande une fois celle-ci traitée, l'ERP l'exécutera et ce changement arrivera directement au WMS grâce au champ et au code unique qu'ils partagent.
• Les informations relatives aux réceptions : l'ERP envoie le planning des réceptions prévues à l'entrepôt, selon les informations provenant des fournisseurs. Il s'agit d'une information primordiale pour l'organisation des tâches quotidiennes de l'entrepôt, c'est pourquoi le WMS doit pouvoir la traiter correctement.
• Les événements qui déclenchent les notifications : certaines notifications sont configurées par défaut dans le WMS, mais le système peut s'adapter à d'autres exigences de l'ERP et être personnalisé. Par exemple, lorsque l'une des références est en rupture de stock, le WMS avertit à l’ERP.

Les options pour connecter le WMS à l’ERP

Du point de vue technique, l'échange de données entre les systèmes ERP et WMS peut s'effectuer de différentes manières. Prenons le logiciel Easy WMS comme référence pour expliquer les options d'intégration standard :

- Connexion de l'ERP et du WMS fichier à fichier (XML ou EDI)

Considérant que chaque système utilise une base de données indépendante, une façon d'échanger des informations est de le faire via des fichiers de données, c'est-à-dire que l'ERP envoie des messages qui sont lus par le WMS et vice versa. Afin de permettre aux deux systèmes de communiquer, ces fichiers utilisent des formats standards tels que l'EDI (Electronic Data Interchange) ou le XML (eXtensible Markup Language), plus moderne et plus flexible.

L'échange de données peut se faire directement entre l'ERP et le WMS, même si certains ERP fournissent également des API ou des interfaces de programmation d'applications pour permettre à d'autres logiciels de communiquer plus rapidement avec eux.

- Connexion par le biais de bases de données d'échange

Cette option prévoit l'utilisation d'une base de données intermédiaire partagée par les deux systèmes. Tous deux la mettent à jour de manière continue en transférant les nouvelles données. De plus, chaque logiciel effectue des balayages périodiques pour vérifier les messages à traiter et, si nécessaire, pour intégrer ces nouvelles informations dans sa propre base de données.

- Connexion par le biais de services web

Dans ce cas, l'échange d'informations entre le WMS et l'ERP se fait par le biais d'une interface web, de sorte que les deux systèmes doivent avoir accès à Internet pour fonctionner avec celle-ci. Cela signifie que les logiciels font appel à une base de données en cloud par le biais du protocole http et que la base de données renvoie les informations au format XML, qui sont ensuite intégrées dans chaque système. Il s'agit d'une option souvent utilisée lorsque l'intégration du système ERP et du WMS est développée sur mesure.

- Par un connecteur spécifique : le cas de SAP et SAP WM

Selon les données de Gartner Dataquest, SAP est l'ERP qui détient la plus grande part de marché au niveau mondial. Cet ERP dispose de son propre module de gestion d'entrepôt, mais l’étendue de ses fonctionnalités est limitée. De nombreuses entreprises optent donc pour un WMS avec un niveau de spécialisation plus élevé qui leur permet d'aborder l'organisation d'opérations plus complexes dans l'entrepôt.

La connexion entre le WMS et cet ERP doit se faire par le biais du module SAP WM (Warehouse Management). Cela demande le développement d'un connecteur spécifique qui établit un canal direct entre le WMS et le SAP WM pour l'échange d'informations. Dans le cas d'Easy WMS, cette forme d'intégration est standardisée et fonctionne déjà pour des dizaines d'entreprises.

La flexibilité, clé de l'intégration d'un WMS à un ERP

Selon l'étude ERP Software Market d'Allied Market Research, le marché des ERP au niveau mondial est relativement réduit, avec quelques entreprises déjà établies comme leaders. SAP, Oracle Corporation, Sage Group, Microsoft Corporation ou Netsuite Inc. sont des références bien connues. Cependant, des acteurs émergents pénètrent actuellement le marché, notamment en raison de l’essor des solutions SaaS par rapport aux solutions on-premise traditionnelles.

Dans ce contexte, la flexibilité du WMS est indispensable : le logiciel de gestion d'entrepôt doit être capable de se connecter à tout type d'ERP, indépendamment de sa marque ou de son architecture.

Dans notre article, nous avons passé en revue les formes d'intégration qui sont devenues standards chez Mecalux, et qui sont le résultat d’une expérience de plus d'une décennie dans le secteur des WMS. Cependant, si la bonne interface de votre ERP avec un WMS est une question qui vous intéresse, nous vous invitons à nous contacter. Après une analyse technique, l'un de nos spécialistes en logiciel vous expliquera les options adéquates pour installer facilement et efficacement votre nouveau logiciel.